RBOI: Strakker sturen op projecten en efficiencyverbetering organisatie

Drie vestigingen, 155 medewerkers, ruim 500 opdrachtgevers, 1.600 projecten per jaar met een looptijd variërend van vier maanden tot vier jaar en drie tot twaalf medewerkers per project. Complex? Inderdaad! Maar niet te complex voor AccountView......

Kan deze weg verlegd worden? Is de grond waarop een nieuwe woonwijk moet verrijzen geen archeologische hotspot? Of de nieuwe golfbaan de habitat van een beschermde diersoort? RBOI onderzoekt het! RBOI is een adviesbureau voor integrale ruimtelijke planning. Het bedrijf Ievert onderzoek, advies en ontwerp voor de fysieke leefomgeving aan overheidsinstanties en het bedrijfsleven. De belangrijkste werkvelden zijn: bestemmingsplannen en structuurvisies, ruimtelijk bestuursrecht, stedenbouw en ontwerp, verkeer en vervoer, landschap en ecologie, sociaal en economisch onderzoek, milieu en water. Het voert wat ver om te zeggen dat er geen plek in Nederland is waar RBOI zich niet over heeft gebogen, maar veel scheelt het niet!

Op zoek naar standaard software

De organisatie heeft vestigingen in Rotterdam, Middelburg en Oenkerk. De vestiging in Friesland opereert onder de naam Bureau Vijn. RBOI werkte met een geïntegreerde financiële en projectadministratie, MyProject, een ERP-systeem van ACTO in combinatie met een stuk maatwerk. "Omdat MyProject gericht is op de installatiebranche en de maatwerksoftware steeds minder ondersteund werd, pasten de activiteiten van RBOI niet meer in het systeem", vertelt Anton Hoorman, hoofd adviesondersteuning. "Dat zorgde voor frictie. In 2007 zijn we daarom gaan kijken naar welke softwareleverancier ons mogelijk een betere oplossing zou kunnen bieden." Een aantal namen passeerde de revue: Exact, Unit 4, LIFT Software, Afas en Hands On. Exact viel vrij snel af. Bureau Vijn, de Friese loot aan de RBOI-stam, werkte met Exact en had allerlei problemen met de projectadministratie. Ook Unit 4 Agresso verdween van de lijst omdat het pakket niet kon voldoen aan een aantal harde eisen van RBOI, zoals de faseopbouw van projecten.

AccountView op de shortlist

Met AccountView-partner Business Software Haaglanden bestond het eerste contact uit een gesprek, waarbij zorgvuldige verkenning van de organisatie en het in kaart brengen van de harde eisen centraal stonden. Deze behoeftes zijn vervolgens vertaald naar AccountView. Op de shortlist bleven uiteindelijk Afas en AccountView over. Beide partijen hebben een aantal demo's gegeven, de laatste in het bijzijn van de directie van RBOI. Anton Hoorman: "de mensen van Business Software Haaglanden bewezen zich echt als materiedeskundigen. Zij hadden zich duidelijk goed verdiept in onze organisatie, begrepen de terminologie en vertaalden deze ook moeiteloos naar de software. Ook gaven ze meteen aan wat wel en niet kon. Dat schiep veel vertrouwen. Dat vertrouwen misten we bij Afas. De doorslaggevende factor bij de keuze voor AccountView is dan ook partner BSH geweest. Om nog meer zekerheid te verkrijgen over de juiste pakketkeuze heeft BSH een toepasbaarheidsonderzoek voor RBOI uitgevoerd. Hieruit zijn geen belemmeringen uit naar voren gekomen.

Goede begeleiding implementatie

"In oktober 2008 hebben we een definitieve beslissing genomen en in november 2008 zijn we van start gegaan met de implementatie. De "oude" Projectgevens zijn geconverteerd en een consultant van BSH heeft een aantal interne trainingen verzorgd. Zoals met elk nieuw systeem is het in het begin erg zoeken, maar het gebruik van de software went snel. Er zit een hele logische opbouw in en het is erg overzichtelijk," vertelt Monique de Vries, projectmedewerker." Als sterk punt noemt Anton Hoorman dat BSH tijdens het implementatietraject iedere week een voortgangsrapportage levert. Zo blijven alle partijen op de hoogte van de status van de implementatie en is het duidelijk wat er al afgerond is en welke issues nog opgelost moeten worden.

Structuur software leidt tot verbetering bedrijfsprocessen

Wat RBOI ook als voordeel ervaart is dat het nieuwe systeem als leidraad kan dienen om de bedrijfsprocessen onder de loep te nemen. Anton Hoorman: "We waren al langer aan het nadenken over hoe we onze projectadministratie konden vereenvoudigen. Door de structuur van de software hebben we nu een middel richting de organisatie om onze bedrijfsprocessen aan te passen en efficiënter te werken. Dat is heel verhelderend."
Efficiencyverbetering was ook de voornaamste doelstelling van een nieuw pakket. Tot nu toe werden gegevens soms wel drie, vier keer ingevoerd op verschillende plaatsen. Er zat heel veel informatie in Excel. Voor kostenramingprogramma's was een aparte module geprogrammeerd. Projectleiders konden niet bij de informatie uit de projectadministratie en moesten daarom gegevens telkens weer bij de administratie opvragen. Nu kunnen ze zelf in AccountView kijken. Door de integratie van de systemen zijn er nu heel wat stappen tussenuit. Dit betekent een grote tijdsbesparing.

Strak sturen op projecten

De implementatie van het oude naar het nieuwe systeem heeft +/- tien weken geduurd. Anton Hoorman: "De meest intensieve gebruikers van AccountView hebben nog aanvullende trainingen gevolgd om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden. Ook werden de nodige rapportages opgesteld. Onze verwachting is dat door de efficiencyverhoging medewerkers hun werkzaamheden naar een hoger plan kunnen tillen. Hun taken zullen verschuiven van uitvoerend naar controlerend en vooral informerend. Dit laatste vooral door de goede rapportagemogelijkheden die meer en sneller inzicht zullen bieden. Wij willen op elk project heel strak kunnen sturen. De projectadministratie was dan ook leidend bij onze keuze voor een nieuw pakket. RBOI is een hele kritische organisatie en iedere projectleider heeft weer zijn eigen wensen.

Het RBOI is gefasseerd "Live" gegaan met AccountView ( v.a. 2009 ). Eerst de vestiging Middelburg en op een later tijdstip de vestiging Rotterdam.
Met behulp van Crystal Reports zijn specifieke RBOI rapportages gemaakt die aansluiten op de behoeften van m.n. de projectleiders en het Management.
In 2011 heeft het RBOI het "electronisch factureren" opgestart en heeft BSH m.b.v. de BusinessAlerter van AccountView een aantal rapportages geautomatiseerd.
Medio 2011 heeft het RBOI de uitbreiding "Inkomende Factuur Autorisatie" opgestart en op 1 januari 2012 zullen alle vestigingen overgaan op de SaaS oplossing AccountView Nmbrs.
AccountView Nmbrs zal worden ingezet als Salaris- en HRM systeem voor alle vestigingen van het RBOI, uiteraard gekoppeld aan AccountView.

zie ook www.rboi.nl